Vacatures

terug

VIJF VALKUILEN BIJ EINDAFREKENING SERVICEKOSTEN IN EEN COMPLEX  MET MEER HUURDERS

Januari 2017
door Maaike Cohen

Een verhuurder dient zich bij het in rekening brengen van servicekosten aan een aantal uitgangspunten te houden. Eén daarvan is dat alleen de werkelijke kosten in rekening worden gebracht, met een maximale opslag van 5% voor administratiewerkzaamheden van de verhuurder. Een verhuurder moet dus alle kosten kunnen onderbouwen met facturen en een huurder ook in de gelegenheid stellen deze facturen in te zien. Wat een verhuurder wel en niet mag doorberekenen wordt lastiger als het gaat om een zogeheten “multi-tenant” situatie; een complex waar meer huurders huren. Een voorbeeld hiervan is een bedrijvenverzamelgebouw of een winkelcentrum.

In een complex met meer huurders zijn gemeenschappelijke ruimten; verkeersruimten, trappen en liften, een receptie etc. Deze worden in meer of mindere mate door de verschillende huurders gebruikt. In hoeverre de huurders in gelijke mate moeten bijdragen aan de kosten van gemeenschappelijke ruimten en voorzieningen en wat nou precies een redelijke verdeling is van de servicekosten kan in de praktijk veel discussie oproepen.

Er is weinig regelgeving over servicekostenverdeling bij de verhuur van bedrijfsruimte. De Leidraad Servicekosten voor Winkelcentra uit 2009 biedt enkele handvatten, maar heeft niet de status van regelgeving. De algemene ROZ-bepalingen laten de verhuurder behoorlijk wat ruimte om de verdeling naar eigen inzicht toe te passen.

Als huurder is het goed om scherp te zijn op de volgende valkuilen bij servicekostenverdeling. Ter vermijding van deze valkuilen is het zowel huurder als verhuurder aan te bevelen om vooraf duidelijke afspraken te maken over de servicekostenverdeling in een complex met meer huurders. Voor huurder is het daarnaast raadzaam de eindafrekening kritisch te bekijken.

Verdeelsleutel: welke verdeelsleutel wordt gehanteerd? Wordt een aandeel van de huurder in de totale oppervlakte van het complex in acht gehouden of geldt er een andere verdeling (bijvoorbeeld aan de hand van het aantal huureenheden)? Is die verdeling redelijk of bevoordeelt deze verdeling een bepaalde groep huurders of wellicht verhuurder zelf die een deel van het pand gebruikt? Als huurder is het raadzaam bij het aangaan van de huurovereenkomst inzage in die verdeling op te vragen. Bij de eindafrekening is het zinvol na te gaan of de verdeelsleutel consequent is toegepast.

Redelijke kosten: welke kosten worden doorberekend? Doorgaans verliest een huurder het overzicht over de geleverde diensten leveringen, omdat deze zich voor een deel buiten het gehuurde zelf afspelen. Het is aan te bevelen het kostentotaal op te vragen bij de verhuurder en na te gaan of hier geen onredelijke kosten (bijvoorbeeld verhuurderslasten zoals dakreparaties) tussen zitten.

Tussenmeters: om ervoor te zorgen dat de kosten het werkelijke gebruik maximaal benaderen, is het aan te raden zoveel mogelijk tussenmeters in het gehuurde te (laten) plaatsen om in ieder geval het gebruik van de nutsvoorzieningen nauwgezet te meten.

Leegstand: leegstandskosten dient de verhuurder voor eigen rekening te nemen. Dit zeggen de algemene bepalingen ROZ en de hiervoor genoemde Leidraad Servicekosten. Bekijk als huurder kritisch of dit daadwerkelijk correct is doorgevoerd.

Kortingen: wanneer een verhuurder een korting op de servicekosten verstrekt aan een individuele huurder (om zo de aanhuur aantrekkelijker te maken) dan dient de verhuurder deze korting voor eigen rekening te nemen. Deze mag niet worden afgewend op andere huurders. Als huurder is het goed er scherp op te zijn dat dit correct gebeurt.

Tot zover vijf valkuilen in een notendop. De ervaring leert dat het voor een huurder aanzienlijke kosten bespaart wanneer er zowel vooraf bij het aangaan van de huurovereenkomst als tussentijds bij de jaarlijkse eindafrekening kritisch wordt gekeken naar de opbouw en verdeling van de servicekosten.

We helpen u hier graag bij. Indien u vragen heeft over dit onderwerp, dan kunt u contact opnemen met Maaike Cohen via cohen@cortendegeer.nl of 020-2621248.